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Section du PCA : Adhésion & Règlement financier

1 ADHESION AU CLUB - COTISATION

L’année d’adhésion débute pour l’adhérent à la date de son inscription et se termine le 31 août suivant.

Devient adhérent toute personne ayant communiquée :

- Adhésion au club complété et visé,
- Un certificat médical de non contre-indication à la pratique de l’athlétisme en compétition,
- Le versement de la cotisation annuelle (licence FFA et cotisation ESRCAC). Les chèques sont à libeller à l’ordre de l’ENTENTE SR COLMAR AC.

Les licences des dirigeants, entraîneurs diplômés et jury, actifs au club, sont prises en charge par le club.

2 REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DEPLACEMENT DES ATHLETES

2.1 DEPLACEMENTS PRIS EN CHARGE

- Tous les déplacements dans le cadre des championnats départementaux, régionaux ou interrégionaux (cross, piste, salle, route), individuels. Les déplacements des équipes sont financés par le PCA.

- Les déplacements aux championnats de France nécessitant une qualification.

- 5 déplacements par an et par athlète dans un cadre hors championnat (Courses hors stade ou meetings piste situés dans un rayon de 150 Km maximum : soit 300 km aller-retour). Kilométrage éventuellement cumulable sur 1 ou 2 grands déplacements après avis de Composition commission des finances avant le déplacement.

Toute demande sortant du cadre défini ci-dessus sera étudiée par la commission des finances avant le déplacement

2.2 MONTANT DES REMBOURSEMENTS

Frais d’inscription

Les frais d’inscription sont pris en charge dans le cadre des épreuves comptant pour un championnat officiel (département, région, ...) et 5 courses hors stade à Label ou meetings.

Frais kilométriques

0,20 Euros par kilomètre + péage autoroute pour les championnats, meetings et courses hors stade dans la limite des compétitions autorisées.

Hébergements

Sont pris en compte les championnats de France ou Interrégionaux nécessitant un hébergement.
- Repas : prise en charge maximum de 15 Euros par repas.
- Hôtel : prise en charge maximum de 35 Euros par nuit (seront privilégiées les formules à 2 ou 3 personnes par chambre).
- Petit déjeuner : prise en charge maximum de 8 Euros.

2.3 CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

- Ne peuvent prétendre à un remboursement que les athlètes à jour de leur cotisation et qui participent à la vie du club : organisations du club, équipes interclubs....

- Toute demande sortant du cadre défini ci-dessus doit être étudiée par Composition commission des finances avant le déplacement.

- Lorsqu’un déplacement collectif est organisé pour une compétition (bus), aucun remboursement de déplacement en voiture particulière ne sera pris en compte.

- Tout remboursement fera l’objet Note de Frais Athlètes et comportera les justificatifs comptables (factures, tickets,...) associés ainsi que la liste des personnes transportées.

- Les demandes de remboursement de l’année sportive en cours sont à communiquer avant le 31 décembre.

2.4 MOYENS DE REMBOURSEMENT

- Les demandes de remboursement sont à transmettre à la trésorière :

Julie JACOB 2, rue des Alpes 68180 HORBOURG-WIHR
E_Mail : tresorier.esrcac@hotmail.com

- Dans les cas de dépenses importantes, une avance sur frais peut être demandée avant le déplacement sur présentation d’un estimatif des coûts prévus en fonction des règles énoncées ci-dessus.

- Les factures et justificatifs des frais réellement engagés et les noms des participants seront envoyés sous huitaine après la compétition pour régularisation.

- Les remboursements ne sont effectués que par chèque ou virement bancaire.

3 REMBOURSEMENTS DES FRAIS DE STAGE

3.1 MONTANT DES REMBOURSEMENTS

La règle de financement des stages des athlètes est la suivante :

- Athlètes de niveau N1-N2 : remboursement pour l’ensemble des stages jusqu’à 500 Euros par an, 1000 Euros pour les athlètes qualifiés aux France Elites.
- Athlètes de niveau N3-N4 : remboursement pour l’ensemble des stages jusqu’à 300 Euros par an.
- Athlètes de niveau IR1-IR2-IR3-IR4 : remboursement pour l’ensemble des stages jusqu’à 200 Euros par an.

3.2 CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

- Les stages de formation ou colloques régionaux sont remboursés en totalité s’il y a un engagement annuel au sein du club en tant qu’entraîneur.

- Les stages fédéraux sont pris en compte après une année d’activité en tant qu’entraîneur.

- Les demandes sont à adresser avant l’inscription au stage à la présidente de l’ESRCAC pour validation en comité.

4 AIDES AUX ATHLETES (Attribuées annuellement par le PCA et remboursées par le club)

Pour les athlètes qualifiés aux championnats de France ou de niveau national (N4-N3-N2-N1-IR1), il est attribué une aide annuelle sous forme d’avoir club leur permettant :

- De payer leur licence ou cotisation au club
- De financer des stages
- De couvrir des acquisitions d’équipements sportifs

4.1 CONDITIONS DE REMBOURSEMENT

- Le remboursement de l’avoir club doit être demandé dans l’année qui suit son attribution.
- Le remboursement peut être effectué en plusieurs opérations
- Le remboursement est effectué sur présentation de justificatifs nominatifs.

4.2 MOYENS DE REMBOURSEMENT

- Les remboursements ne sont effectués que par chèque ou virement bancaire.

5 EQUIPEMENTS SPORTIFS

Des maillots à manches longues et des débardeurs, aux couleurs de l’ESRCAC, sont disponibles au tarif affiché au stade. Un maillot du club est offert aux nouveaux adhérents.

6 REMBOURSEMENT DES FRAIS ENGAGES PAR LES BENEVOLES DU CLUB.

6.1 LES CONDITIONS GENERALES

- ne retirer aucune contrepartie financière de votre activité au sein du club,
- faire constater les dépenses par le trésorier par l’intermédiaire de la fiche de remboursement de frais (formulaire joint en annexe) en tenant compte dans le cadre des déplacements d’un barème identique à celui fixé pour les athlètes.

6.2 LES SOLUTIONS

Depuis l’entrée en vigueur de la loi N°2000-627 du 6 juillet 2000, les frais engagés dans le cadre d’une activité bénévole peuvent être remboursés de 2 manières :

- Directement par le club suivant ses règles,
- Par l’intermédiaire d’une réduction d’impôt (au même titre que les dons et cotisations aux œuvres et organismes d’intérêt général).

Cette réduction représente 66% du montant des sommes engagées dans la limite de 20 % du revenu imposable. En outre, les excédents (au-delà des 20 % du revenu imposable) peuvent être reconduits sur les 4 années suivantes.

Le montant du remboursement kilométrique est fixé par le Bulletin Officiel des Impôts.

6.3 LES CONDITIONS POUR UNE REDUCTION D’IMPOT

- être imposable,
- renoncer expressément au remboursement des dépenses par l’ESRCAC en le signifiant sur la fiche de remboursement des frais (case à cocher),
- joindre à la déclaration des revenus les pièces justificatives des frais exposés :

  • Note de Frais Bénévoles visées par le demandeur et le trésorier avec les justificatifs associés
  • Reçu don Bénévole fourni par le trésorier.
  • Porter sur sa déclaration des revenus, sur la ligne prévue à cet effet, le total des frais non remboursés par l’association, tel qu’il figure sur le reçu fiscal délivré par l’ESRCAC.

6.4 LES REGLES DE COMPTABILISATION

- Les frais dûment justifiés sont constatés dans les comptes du club.
- Le trésorier conserve les originaux à l’appui de ses comptes. La durée de conservation est de 6 ans au moins.

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